G Suite (ahora WorkSpace): qué es, cómo funciona y para qué sirve

Qué es la G Suite y para qué sirve

La G Suite (o Google Suite) es un conjunto de herramientas ofimáticas y empresariales que Google provee en la nube a empresas para mejorar la productividad de la operación.

El punto de inicio está en que todas las herramientas es la configuración del dominio de la empresa (@empresa.com) en la plataforma de G Suite. Una vez se realiza la implementación se abre la posibilidad de utilizar aplicaciones web como:

Correo electrónico
Chat
Calendario
Documentos
Entre otros.

Al tratarse de un conjunto de herramientas donde la posibilidad de colaborar en tiempo real es uno de sus mayores fortaleza cada empresa puede añadir usuarios para que accedan a la suite.

Otra de las características principales es la posibilidad de controlar los accesos de los usuarios, administrarlos y mantener la información segura en todo momento.

Google cuenta con un período de prueba de 14 días a partir del cual la empresa debe elegir uno de los planes disponibles (básico, business, enterprise) que empiezan desde unos 6 USD/mes/usuario en adelante.

Gmail o Correo Electrónico Corporativo

Seguramente conozcas o tengas una cuenta de Gmail para tu correo electrónico ya que desde 2012 se convirtió en la primera herramienta de correos a nivel global. Pues bien, esa es la versión gratuita, abierta y con publicidad de Google.

Cuando se trata de utilizarla a nivel empresarial G Suite provee un correo que dejará de ser @gmail.com y pasará a llamarse como el dominio de tu empresa (por ejemplo @bluecaribu.com). Esto generará una percepción mucho más profesional y seria de la empresa. Otras características destacadas de la versión de Gmail en G Suite son:

No tiene anuncios ni publicidad.
Tiene más capacidad de alojamiento (el doble que en la versión gratuita).
Posibilidad de incorporar el logo de la empresa en la interfaz.

Calendario sincronizado en la organización

Se trata del calendario en la nube de Google para gestionar tu agenda. A nivel empresarial el calendario es una de las aplicaciones de uso más frecuente y que ayuda a los equipos a sincronizarse, buscar espacios para agendar y conocer la disponibilidad de cada miembro del equipo en cada momento. Realmente ahorra mucho tiempo y sincronizada en tu dispositivo móvil es perfecta para la gestión de la agenda.

Conversaciones seguras y centralizadas con el chat

Aunque los empleados amen WhatsApp y comunicarse entre ellos con sus teléfonos personales, la verdad es que no está pensada para conversaciones corporativas en las que puede haber datos sensibles y pérdidas o filtraciones de información. Por ello, proveer al equipo con una herramienta de mensajería instantánea en la nube controlada por la empresa, sincronizada con el resto de las herramientas y que pueda ser monitorizada es muy conveniente. Esas son las funciones de:

Hangouts para chat : permite conversaciones 1 a 1 o en grupo. Lo más útil es que está integrado dentro de la plataforma de gmail que siempre suele estar abierta y, además , en mobile también envía notificaciones para que no pierdas nada.
Meet para video-conferencias : para que lo entiendas fácilmente es como el Skype de G Suite. Se pueden hacer llamadas grupales con o sin cámara. Es muy interesante que Google Calendar genera automáticamente salas de reunión para cada evento. Eso permite agilizar muchísimo la coordinación de video-llamadas dentro de la empresa o con terceros que también utilicen Gmail o G Suite.

Drive para Documentos en la nube

Google Drive es la solución de alojamiento de archivos de Google. Para que lo entiendas fácil, se trata de una alternativa a Dropbox, pero integrada con G Suite y con un suite de ofimática de la que ya te hablamos. Estos son los principales elementos:

Documentos: es el Microsoft Word de la suite de Google y permite la creación y edición de documentos directamente desde el navegador sin necesidad de instalar nada.
Hojas de cálculo: si estás habituado a utilizar excel no echarás nada en falta en las hojas de cálculo. Sí es cierto que para usuarios muy avanzados puede que hay funcionalidades que no estén disponibles o funciones que no sean exactamente iguales.
Presentaciones: el reemplazo de Power Point. Cuando vayas a hacer una presentación se puede abrir desde cualquier navegador sin necesidad de que Power Point esté instalado y sin pánico a que se desfigure el estilo de las dispositivas. Abre el link y funcionará.

Las principales ventajas de estas herramientas es que se encuentran 100% en la nube y eso permite que no haya problema de versiones, sincronización, no hay que enviar adjuntos a otros colaboradores y están disponibles desde cualquier dispositivo conectado a internet. Además, con el pago de la G Suite están incluidas estas herramientas y muchas empresas han optado por dejar de pagar las licencias de Microsoft Office porque suplen las mismas necesidades.

Todo en Mobile

Sin duda una de las favoritas de muchos usuarios y es la posibilidad de configurar logeándote una vez todos los servicios de G Suite en un teléfono móvil. Tanto con Android como con iPhone, pero obviamente la integración con Android es espectacular y no se requiere más que usuario y contraseña y tendrás gmail, chat, calendar y drive configurado, sincronizado y funcionando.

Panel de administración

Una de las mayores ventajas de la G Suite es la capacidad de gestionar los usuarios (creación, gestión de contraseña, acceso y borrado) desde el panel del panel de administración. Eso permite aumentar el control y la seguridad de la empresa.

Curso gratis de G Suite

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