Lista rápida para hacer la transición a una nueva agencia de Google Adwords

¿Has decidido cambiar de agencia y tienes miedo de que algo no vaya como quieres? ¿Tienes miedo de que tu agencia antigua no sea del todo ética y te cause problemas?

A continuación encontrarás una lista con todo lo que debes tener en cuenta para que la transición no sea traumática, puedas anticipar cualquier situación y todo marche según lo previsto:
1. Notifica a la agencia nueva con tiempo para poder planificar cada paso y pedir asesoría. De esta manera tendrás a un profesional que te puede guiar en el paso a paso de cómo es la mejor manera de pedir cada acceso, cada contraseña y evitar herir sensibilidades y generar desastres.

2. Dominio : siempre se debe empezar todo por el dominio porque es del que dependen los correos electrónicos y la página web y no quieres que queden en el limbo porque puede terminar afectando gravemente toda la actividad de la empresa. La primera pregunta debe ser siempre ¿quién compró el dominio actual de la empresa?. En función de la respuesta será más fácil localizar quién tiene el usuario y contraseña o restaurarlo desde un correo electrónico. Si es la agencia anterior quien compró el dominio el paso a seguir es pedir usuario o contraseña del registrador (por ejemplo, GoDaddy) o realizar una transferencia del dominio hacia el cliente para que quede en su propiedad, no en el de la nueva agencia. Una vez contamos con el control sobre el dominio el punto más crítico de la transición habrá pasado. El último consejo es renovarlo por 2-5 años para olvidarnos de cualquier problema en un periodo prolongado. En muchas ocasiones se olvida comprobar el estado del dominio y resulta, unos meses más tarde, que el dominio expiró y nadie sabe cómo recuperarlo.

3. Hosting : una vez tenemos control sobre el dominio debemos localizar dónde están todos los archivos de la página web. Para ello necesitamos el acceso al hosting. Hay dos tipos de accesos: al Cpanel o FTP. El acceso al CPanel es el ideal porque podemos administrar todos los accesos y configuraciones (email, bases de datos, accesos,etc). El FTP solamente sirve para subir y descargar archivos del servidor. Por ello, la recomendación es hacerse con el acceso al CPanel.

4. Acceso al gestor de contenido : si la web está construida sobre un gestor de contenido como WordPress también hay que pedir el usuario y contraseña de administrador. Es importante que el usuario tenga todos los privilegios de administración para poder hacer la gestión de usuarios. Otra forma de conseguir el acceso a WordPress si no logramos que nos lo faciliten es editando en la base de datos la tabla de usuarios.

5. Acceso a cuenta de Adwords : si la cuenta se ha creado correctamente por la otra agencia el cliente tendrá una cuenta única y acceso a la misma a nivel de administrador. El paso a seguir es pedir el ID de la cuenta y enlazarla desde el MCC (Mi Centro de Clientes).
Después hay que ir al acceso de la cuenta para inhabilitar los accesos que no correspondan:

Sin embargo, no es tan raro ver como algunas agencias meten a varios clientes bajo la misma cuenta o, simplemente, no dan acceso a las cuentas. También es habitual que no hayan sido lo suficientemente transparentes como para discriminar lo que correspondía a la agencia por su gestión y lo que iba a Google. Otro caso habitual es cuando la forma de pago es la tarjeta de la agencia y, evidentemente, no quieren que un tercero pueda llegar a realizar pagos. En estos casos será mucho más difícil conseguir el acceso porque puede tener otras implicaciones para la anterior agencia y lo mejor será arrancar de cero con una nueva cuenta con el detrimento de no contar con los datos acumulados. La parte positiva para una cuenta pequeña es que se puede aplicar un código promocional.

6. Acceso a Google Analytics : para conocer la historia del tráfico de la web, los esfuerzos de marketing que se han llevado a cabo, y tener un punto de comparación con lo que se va a hacer es fundamental contar con el acceso a Google Analytics. A nivel de cuenta debes ir a Administrador > Cuenta > Gestión de usuarios :

Una vez tengas acceso como administrador tanto a la cuenta de Google Adwords como a la de Analytics debes verificar el enlace entre ambas para que la información se sincronice y podamos utilizar funcionalidades como la importación de objetivos de Analytics en Adwords o ver el detalle de las campañas de Adwords en Analytics.
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7. Acceso a Google MyBusiness : este es el clásico olvido porque no es tan importante como los anteriores. Después de un tiempo todo el mundo se pregunta quién creo el perfil de MyBusiness y con qué email. Lo cierto es que para gestionar las extensiones de ubicación en los anuncios de Adwords es fundamental tener acceso al perfil para poder sincronizarlo.

8. Acceso a Search Console de Google : probablemente es el menos grave de todos los accesos y, si no lo conseguimos, podemos volver a verificarlo y los datos aparecerán de nuevo en el nuevo perfil. Lo siguiente que debes hacer tras configurarlo es enlazarlo con Google Analytics.

9. Acceso a Tag Manager : aunque el uso del GTM no es tan extendido, si la anterior agencia gestionaba las etiquetas con GTM es fundamental que nos hagamos con el control de la cuenta antes de hacer la transición. La razón es que, de repente, todo puede empezar a dejar de medir y traernos de cabeza hasta que seamos capaces de restaurar las etiquetas, eventos, etc. Si llega a pasar ten por seguro que el cliente no empezará muy contento el trabajo con la nueva agencia.

10. Localiza a la persona de contacto en la otra agencia : aunque es la parte menos agradable de empezar a trabajar con un nuevo cliente, no por ello es menos importante. El consejo es tener siempre la persona de contacto de la otra agencia para no tener que canalizar toda la comunicación a través del cliente (especialmente para temas técnicos) y poder contactarlos directamente en el futuro si fuera necesario. Aunque no suene bien, pero siempre que hay alguna factura pendiente de pago suele acelerarse el proceso de transición.

En todos los casos debes ser minucioso y realizar la gestión adecuada para (1) cambiar todas las contraseñas y (2) realizar la gestión oportuna de usuarios para que solamente queden con acceso aquellos usuarios que deben tenerlo. Más vale prevenir que curar!

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