Sabemos que uno de los puntos más sensibles de nuestro trabajo es la correcta gestión del presupuesto de cada uno de nuestros clientes para no sobrepasar el presupuesto acordado, evitar conflictos y conseguir los resultados de negocio que están buscando. Por eso nos tomamos en serio esta labor cada día y hemos ido mejorando nuestros procesos con todo tipo de medidas para intentar que nada se salga de control. Te explicamos paso a paso cómo trabajamos:

1. Establecimiento del presupuesto

En primer lugar, antes de arrancar cualquier campaña, el ejecutivo de cuenta asignado debe asesorar y acordar el presupuesto mensual que se invertirá en Facebook y Google Ads (y otros medios si aplican). De esta manera quedará establecido el presupuesto máximo que se puede invertir al mes.

Para optimizar los procesos nuestros ciclos de presupuestos son mensuales (al igual que la facturación de nuestros servicios, las reuniones y los informes). Por ello, el presupuesto se establece para un mes natual. No trabajamos con presupuestos diarios ni semanales para mayor eficiencia de ambas partes y para evitar discontinuidad en el servicio o un aumento innecesario de la carga administrativa.

En el momento en el que las campañas gestionadas por BlueCaribu arrancan enviamos un email con todo lo que debes saber desde ese momento. Uno de los puntos fundamentales es el presupuesto mensual pactado con el que se va a trabajar. Te pedimos por favor que leas cada uno de los emails que te enviamos para que haya claridad en todos los puntos. 

Si, en ese punto, existiera cualquier duda o consulta se debe contactar con el ejecutivo de cuenta para que se pueda resolver lo antes posible o realizar los cambios que sean pertinentes. De lo contrario se trabajará con ese presupuesto.

Nuestra gestión desde ese momento tiene la finalidad de distribuir de forma uniforme el presupuesto durante el mes para maximizar la visibilidad y los resultados de negocio.

En ocasiones el presupuesto puede agotarse antes de terminar el mes y es algo normal. Especialmente cuando se trata de un nicho competitivo o hay algún tipo de estacionalidad que es recomendable aprovechar y que puede hacer que el gasto algunos días sea ligeramente superior. Cuando llegue al límite establecido se pausarán las campañas y se reactivarán al comenzar el siguiente mes (esto se explica más abajo). En esos casos hay que analizar si el presupuesto es suficiente o si es recomendable modificarlo. Para nosotros lo esencial es trabajar para estirar al máximo el presupuesto asignado sin excedernos. Es imposible garantizar que la cuenta estará siempre activa por las limitantes y condicionantes del mercado.

2. Formas de pago 

Google Ads ofrece dos formas de pago de la publicidad:

–Postpago (o automática) – RECOMENDADO: la forma de pago automática permite consumir el presupuesto primero y realizar el pago después. Google debitará de forma automática cuando hayan transcurrido 30 días desde el último pago o cuando se haya consumido un monto determinado que irá aumentando a medida que la cuenta tenga un histórico. Por ejemplo, puede que el límite esté en 500 USD al mes. En ese caso, si el presupuesto mensual es de 1000 USD lo normal es que haya 2 débitos. Si hubiera un presupuesto de 500 USD se debitará cada 30 días aproximadamente. En el caso de utilizar esta forma de pago no es necesario realizar ningún tipo de acción manual.

–Prepago (o manual): en caso de seleccionar esta forma de pago se realizará un débito a la tarjeta con la cantidad que se va a destinar a publicidad. Una vez se consuma se pausarán las campañas automáticamente. Google nunca realizará débitos automáticos en este caso. El riesgo es que la publicidad desaparezca y dejen de llegar prospectos durante un tiempo. El ejecutivo de cuenta se encargará de notificar cuando el crédito esté agotándose y cuando se agote. Estas notificaciones pueden demorarse hasta 24 horas. El siguiente pago lo puede realizar el ejecutivo de cuenta si se autoriza por email o cada anunciante si así lo prefiere. A continuación hay un vídeo de cómo realizar el pago si esta es la forma de pago elegida:

La experiencia nos dice que la forma de pago automática o postpago es la que mejor funciona ya que reduce la posibilidad de discontinuidad en el servicio y evita trabajo administrativo repetitivo. Nosotros nos encargamos de que no se exceda el presupuesto. Por ello, es la forma de pago que se recomienda.

Algunos nuevos anunciantes prefieren empezar con pagos manuales/prepago para tener mayor control del gasto en un primer momento. Esto es perfectamente comprensible y lo recomendamos para que se sientan más seguros. Con el tiempo, y una vez haya confianza en la herramienta y la gestión la forma de pago puede modificarse.

3. Monitorización

Durante los últimos años hemos ido mejorando la monitorización del presupuesto para dar el mejor servicio y no sobrepasar los límites pactados. Uno de los mayores avances es el desarrollo de una herramienta propia que nos permite revisar el gasto cada 60 minutos para tomar las acciones que sean necesarias. Este es uno de los sistemas más avanzados de la industria y que es propiedad de BlueCaribu. Esto nos ayuda a:

–Medir el progreso: cada ejecutivo de cuenta puede ver en un cuadro de mandos una actualización cada hora con el presupuesto consumido y un sistema de alertas para detectar cualquier desviación o cambio relevante. Esto permite ir tomando medidas durante el mes para asegurar la mejor gestión y uso del presupuesto.

–Pausar las campañas: cuando el gasto total de las campañas llega al 99.8% del presupuesto se pausan automáticamente para evitar cualquier desviación. La desviación máxima de presupuesto es de un 0,14%, es decir, de 60 minutos sobre los 43.200 minutos de un mes de 30 días. Si a esto se le suma que Google suele realizar pequeños reintegros todos los meses por actividad no válida la desviación normalmente menor a ese 0,14%. El hecho de que se pause antes de finalizar el mes las campañas es algo normal y que pasa de forma frecuente. Si no quieres que se pausen las campañas automáticamente necesitamos que nos notifique por correo electrónico sobre el deseo de no aplicar esta tecnología para el control de campañas. Sin embargo, esto nos eximirá de la responsabilidad de un control del presupuesto y posibles sobregastos ya que no podremos estar 24/7 monitorizando. Nuestra recomendación, si este es el caso, es revisar el presupuesto mensual para poder ampliarlo y evitar con mayor probabilidad que se pause.

–Reactivar las campañas: en la media noche del primero de cada mes se reactivarán de forma automática las campañas que estuvieron activas si no ha habido notificación de lo contrario.

4. Renovación mensual

Por defecto el presupuesto mensual se mantendrá de un mes a otro si no se ha comunicado ningún cambio. Esto aplica tanto para forma de pago manual como automática. Para cualquier modificación del presupuesto del mes recién empezado no hay más que responder al email del ejecutivo de cuenta para que tome las medidas necesarias.

Nota: el gasto total del mes puede variar ligeramente ya que está sujeto a cambios que puede haber clics en los últimos minutos del mes y Google se reserva hasta 18 horas para realizar modificaciones en los datos. Además, puede haber reintegro de actividad no válida. Sin embargo, la desviación con el gasto final será poco significativa.

4. Cambios en el presupuesto

Para asegurar la calidad en el servicio todos los cambios en el presupuesto deben constar por escrito. Hay dos formas de proceder:

Mandar directamente un email al ejecutivo de cuenta con la petición de cambio del presupuesto mensual y el nuevo presupuesto.

Si el cambio se acuerda en una reunión o llamada el ejecutivo enviará un email con los acuerdos de presupuesto que se debe responder diciendo “aprobado”, “acepto” o cualquier otra expresión que no deje lugar a dudas sobre la efectiva aprobación del cambio.

Una vez recibida la aprobación del cambio de presupuesto se realizará la modificación en la herramienta y se archivará el cambio para que quede el registro.

5. Otras notificaciones

Además de todos los supuestos anteriores, el ejecutivo de cuenta está encargado de avisar en las siguientes situaciones relativas al presupuesto:

Cuando haya un problema en el pago.

Cuando haya justificación suficiente para realizar un cambio en el presupuesto. Esto irá suficientemente justificado y, siempre, será potestad de cada anunciante decidir si hay un cambio en el presupuesto o no.

6. Cómputo del código promocional de Google

En los casos en los que se active una nueva cuenta tendremos la posibilidad de contar con un código promocional de 75 USD (esto puede depender el país). Esta bonificación se hará efectiva en la cuenta en el segundo mes tras el arranque y, por defecto, lo computaremos como parte del presupuesto mensual disminuyendo la inversión del anunciante ese mes. Por ejemplo, si el presupuesto mensual es de 500 USD, ese mes 75 serán procedentes del código promocional y 425 los pagará el anunciante. Si se desea que no se compute dentro del presupuesto (500 + 75) se debe notificar al ejecutivo de cuenta al respecto para que realice las modificaciones necesarias.