¿Cómo gestiona BlueCaribu el presupuesto de cada cliente?

Sabemos que uno de los puntos más sensibles de nuestro trabajo es la correcta gestión del presupuesto de cada uno de nuestros clientes para no sobrepasar lo acordado y conseguir los resultados de negocio que están buscando. Por eso nos tomamos en serio esta labor cada día y hemos ido mejorando nuestros procesos con todo tipo de medidas para intentar que nada se salga de control. Te explicamos paso a paso cómo trabajamos:

1. Establecimiento del presupuesto

En primer lugar, antes de arrancar cualquier campaña, el ejecutivo de cuenta asignado debe asesorar y acordar el presupuesto mensual que se invertirá en Google Adwords (y otros medios si aplican). De  esta manera quedará establecido el presupuesto máximo que se puede invertir al mes.

Para optimizar los procesos nuestros ciclos de presupuestos son mensuales (al igual que la facturación de nuestros servicios, las reuniones y los informes). Por ello, el presupuesto se establece para un mes completo. No trabajamos con presupuestos diarios ni semanales para mayor eficiencia de ambas partes y para evitar discontinuidad en el servicio o un aumento innecesario de la carga administrativa.

En el momento en el que las campañas gestionadas por BlueCaribu arrancan enviamos un email con todo lo que debes saber desde ese momento. Uno de los puntos fundamentales es el presupuesto mensual pactado con el que se va a trabajar:

arranque adwords

Si, en ese punto, existiera cualquier duda o consulta se debe contactar con el ejecutivo de cuenta para que se pueda resolver lo antes posible o realizar los cambios que sean pertinentes.

Nuestra gestión desde ese momento tiene la finalidad de distribuir de forma uniforme el presupuesto durante el mes para maximizar la visibilidad y los resultados de negocio.

En ocasiones el presupuesto puede agotarse antes de terminar el mes y es algo normal. Especialmente cuando se trata de un nicho competitivo o hay algún tipo de estacionalidad que es recomendable aprovechar y que puede hacer que el gasto algunos días sea ligeramente superior. Cuando llegue al límite establecido se pausarán las campañas y se reactivarán al comenzar el siguiente mes (esto se explica más abajo). En esos casos hay que analizar si el presupuesto es suficiente o si es recomendable modificarlo.

 

2. Formas de pago  

Google ofrece dos formas de pago de la publicidad:

Prepago (o manual): en caso de seleccionar esta forma de pago se realizará un débito a la tarjeta con la cantidad que se va a destinar a publicidad. Una vez se consuma se pausarán las campañas automáticamente. Google nunca realizará débitos automáticos en este caso. El riesgo es que la publicidad desaparezca y dejen de llegar prospectos durante un tiempo. El ejecutivo de cuenta se encargará de notificar cuando el crédito esté agotándose y cuando se agote. Estas notificaciones pueden demorarse hasta 24 horas. El siguiente pago lo puede realizar el ejecutivo de cuenta si se autoriza por email o cada anunciante si así lo prefiere. A continuación hay un vídeo de cómo realizar el pago si esta es la forma de pago elegida:

Postpago (o automática): la forma de pago automática permite consumir el presupuesto primero y realizar el pago después. Google debitará de forma automática cuando hayan transcurrido 30 días desde el último pago o cuando se haya consumido un monto determinado que irá aumentando a medida que la cuenta tenga un histórico.  Por ejemplo, puede que el límite esté en 500 USD al mes. En ese caso, si el presupuesto mensual es de 1000 USD lo normal es que haya 2 débitos. Si hubiera un presupuesto de 500 USD se debitará cada 30 días aproximadamente. En el caso de utilizar esta forma de pago no es necesario realizar ningún tipo de acción manual.

La experiencia nos dice que la forma de pago automática o postpago es la que mejor funciona ya que reduce la posibilidad de discontinuidad en el servicio y evita trabajo administrativo repetitivo. Nosotros nos encargamos de que no se exceda el presupuesto. Por ello, es la forma de pago que se recomienda.

Algunos nuevos anunciantes prefieren empezar con pagos manuales/prepago para tener mayor control del gasto en un primer momento. Esto es perfectamente comprensible y lo recomendamos para que se sientan más seguros. Con el tiempo, y una vez haya confianza en la herramienta y la gestión la forma de pago puede modificarse.

 

3. Monitorización

Durante los últimos años hemos ido mejorando la monitorización del presupuesto para dar el mejor servicio y no sobrepasar los límites pactados. Uno de los mayores avances es el desarrollo de una herramienta propia que nos permite revisar el gasto cada 60 minutos para tomar las acciones que sean necesarias. Esto nos ayuda a:

Medir el progreso: cada ejecutivo de cuenta puede ver en un cuadro de mandos una actualización cada hora con el presupuesto consumido y, además, será notificado cuando se haya consumido el 50%, el 90% y el 100% del presupuesto. Esto permite ir tomando medidas durante el mes para asegurar la mejor gestión y uso del presupuesto.

Pausar las campañas: cuando el gasto total de las campañas llega al 100% del presupuesto se pausan automáticamente para evitar cualquier desviación. Por ello, la desviación máxima de presupuesto es de un 0,14%, es decir, de 60 minutos sobre los 43.200 minutos de un mes de 30 días. Si a esto se le suma que Google suele realizar pequeños reintegros todos los meses por actividad no válida la desviación normalmente menor a ese 0,14%:

ajustes adwords

Reactivar las campañas: en la media noche del primero de cada mes se reactivarán de forma automática las campañas que estuvieron activas si no ha habido notificación de lo contrario.

 

4. Renovación mensual

En la última hora del último día del mes se enviará un email con el gasto consumido durante el anterior que finaliza, el presupuesto acordado para el mes que termina y el que se utilizará en el siguiente mes.

confirmacion mensual presupuesto

Para cualquier modificación del presupuesto del mes recién empezado no hay más que responder al email del ejecutivo de cuenta para que tome las medidas necesarias.

Nota: el gasto total del mes puede variar ligeramente ya que está sujeto a cambios que puede haber clics en los últimos minutos del mes y Google se reserva hasta 18 horas para realizar modificaciones en los datos. Además, puede haber reintegro de actividad no válida. Sin embargo, la desviación con el gasto final será poco significativa.

delay adwords

 

4. Cambios en el presupuesto

Para asegurar la calidad en el servicio todos los cambios en el presupuesto deben constar por escrito. Hay dos formas de proceder:

  • Mandar directamente un email al ejecutivo de cuenta con la petición de cambio del presupuesto mensual y el nuevo presupuesto.
  • Si el cambio se acuerda en una reunión o llamada el ejecutivo enviará un email con los acuerdos de presupuesto que se debe responder diciendo “aprobado”, “acepto” o cualquier otra expresión que no deje lugar a dudas sobre la efectiva aprobación del cambio.

Una vez recibida la aprobación del cambio de presupuesto se realizará la modificación en la herramienta y se archivará el cambio para que quede el registro.

 

5. Otras notificaciones

Además de todos los supuestos anteriores, el ejecutivo de cuenta está encargado de avisar en las siguientes situaciones relativas al presupuesto:

  • Cuando haya un problema en el pago.
  • Cuando haya justificación suficiente para realizar un cambio en el presupuesto. Esto irá suficientemente justificado y, siempre, será potestad de cada anunciante decidir si hay un cambio en el presupuesto o no.

 

6. Cómputo del código promocional de Google

En los casos en los que se active una nueva cuenta tendremos la posibilidad de contar con un código promocional de 75 USD (esto puede depender el país). Esta bonificación se hará efectiva en la cuenta en el segundo mes tras el arranque y, por defecto, lo computaremos como parte del presupuesto mensual disminuyendo la inversión del anunciante ese mes. Por ejemplo, si el presupuesto mensual es de 500 USD, ese mes 75 serán procedentes del código promocional y 425 los pagará el anunciante. Si se desea que no se compute dentro del presupuesto (500 + 75) se debe notificar al ejecutivo de cuenta al respecto para que realice las modificaciones necesarias.

 

7. Descarga de facturas

En los primeros 5 días tras finalizar el mes Google genera en la plataforma de Google Adwords la factura* del gasto del mes anterior. Desde ese momento estará disponible para que el anunciante la descargue. En el vídeo de más abajo se muestra el paso a paso:

Nota: si tienes dudas sobre el usuario y contraseña para acceder debes comunicarte con el ejecutivo de cuenta para que te los haga llegar.

*Según el país Google utiliza distinta terminología para nombrar a dicho documento.

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